WERKNEMER IN DIENST: CHECK ID-BEWIJS EN BEWAAR KOPIE

Een rijbewijs of een kopie van een paspoort zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of de werknemer bij de werkgever mag werken. Een geldig identiteitsbewijs is bijvoorbeeld wel een Nederlands of buitenlands paspoort of identiteitsbewijs. Je moet een kopie van het identiteitsbewijs (online) bewaren van werknemers die bij de werkgever in dienst komen. Werkt de persoon wel voor de werkgever, maar is hij niet in dienst, dan mag je geen kopie van het identiteitsbewijs bewaren. Je mag wel de persoonsgegevens registreren in de administratie.

Stappenplan verificatieplicht
Je mag als werkgever alleen arbeidskrachten laten werken van wie je de identiteit kent en die in Nederland mogen werken. Aan deze ‘verificatieplicht’ moet de werkgever altijd voldoen voordat hij iemand voor de organisatie laat werken. Dit stappenplan helpt je daarbij. Als je alle stappen volledig doorloopt, heb je de identiteit van de arbeidskrachten gecontroleerd en onderzocht of zij in Nederland mogen werken.

Een werkgever moet de volgende vier stappen doorlopen:

• Stap 1. Controleer het identiteitsbewijs
• Stap 2. Controleer de identiteit
• Stap 3. Controleer of iemand voor u mag werken
• Stap 4. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren

Stap 1. Controleer het identiteitsbewijs
Iedereen die voor de werkgever wil werken, moet zich kunnen identificeren. Dat controleer je vóórdat iemand bij de organisatie begint met werken. Je moet van iedereen in het bedrijf de identiteit controleren. Dus ook van bijvoorbeeld:

• Buitenlandse arbeidskrachten;
• Zelfstandigen;
• Uitzendkrachten;
• Arbeidskrachten die vanuit een ander bedrijf bij de werkgever werken, zoals een schoonmaakbedrijf of een aannemer.

Onechte, vervalste, beschadigde of veranderde documenten zijn niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer daarom het volgende.

Laat de arbeidskracht een identiteitsbewijs zien?

Wie geen identiteitsbewijs kan laten zien, mag niet voor de werkgever werken. Geldige identiteitsbewijzen zijn:

• Nederlands paspoort of identiteitsbewijs;
• Nederlands verblijfsdocument;
• Nederlands vreemdelingen- of vluchtelingenpaspoort;
• buitenlands paspoort of nationaal identiteitsbewijs.

Andere documenten, zoals een rijbewijs of kopieën van identiteitsbewijzen, zijn niet geldig als identiteitsbewijs om vast te stellen of iemand bij een bedrijf mag werken.

Is het identiteitsbewijs geldig, echt en origineel?

Controleer de datum van het identiteitsbewijs. Een verlopen document is niet geldig als identiteitsbewijs. Controleer of het document echt en onvervalst is:

Controleer de echtheid van het Nederlandse identiteitsbewijs

Controleer de echtheid van het Nederlandse verblijfsdocument

Controleer het buitenlandse paspoort en/of identiteitsbewijs.

Als je twijfelt over de echtheid of als je vragen hebt over buitenlandse identiteitsbewijzen, neem dan contact op met een bedrijf dat gespecialiseerd is in het controleren van identiteitsbewijzen. Heb je zeer sterke twijfels over de echtheid van het document? Neem dan contact op met een van de vier ID-desks van de Koninklijke Marechaussee.

Zijn er beschadigingen of afwijkingen aan het identiteitsbewijs?

Mogelijke beschadigingen:

• snij- of lijmsporen;
• onleesbare of ontbrekende gedeelten;
• beschadigde foto;
• handmatige correcties;
• kleurverschillen of luchtbellen in de afdekfolie.

Is er geknoeid met de Machine Readable Zone (MRZ)?

MRZ is een strook van 2 of 3 regels met letters en cijfers, gescheiden door het teken <. In de MRZ worden gegevens herhaald die ook in het document staan, zoals de naam. Kijk of de naam in de MRZ overeenkomt met de naam in het document. Kijk ook naar het lettertype van de MRZ. Gebruik hierbij een originele ID-kaart zodat je de documenten met elkaar kunt vergelijken.

Afwijkingen vallen vooral op in het cijfer 3, 4 en 7.

Juist is:

3: scherpe bovenkant en een ronde onderkant;
4: aan de rechterzijde open;
7: holle rug.

Stap 2. Controleer de identiteit
Controleer of de persoon die voor jou staat ook degene is die in het document wordt genoemd.

Is de persoon die voor jou staat de juiste persoon?

Controleer of je de persoon voor jou herkent op de foto in het document. Verdeel het gezicht vervolgens in vier delen en kijk bijvoorbeeld naar de vorm van de ogen, neus, mond en kin. Kijk ook of de kenmerken in het identiteitsbewijs kloppen voor de persoon die voor jou staat, zoals lengte, kleur ogen, sekse, leeftijd, enzovoort. Je kunt bijvoorbeeld kijken naar de haargrens. De haargrens schuift naarmate men ouder wordt altijd naar boven. Wanneer op de pasfoto, die altijd ouder is dan de persoon die voor je staat, de haargrens hoger is dan de haargrens van de persoon die voor je staat, dan is dit vrijwel zeker niet dezelfde persoon.

 

Je kunt de nieuwe arbeidskracht ook vragen een handtekening te zetten, bijvoorbeeld op de loonbelastingverklaring of arbeidsovereenkomst. Vergelijk deze met de handtekening op het identiteitsbewijs.

Klopt de leeftijd?

Controleer of de leeftijd van de persoon voor jou ongeveer overeenkomt met de leeftijd volgens het document. Vraag de persoon bijvoorbeeld ter controle om zijn of haar leeftijd in plaats van de geboortedatum.

Stel de nationaliteit vast

Kijk op het document goed naar de nationaliteit van de persoon die bij jou komt werken. Let op: de nationaliteit van de persoon komt niet altijd overeen met het land waar het document is uitgegeven.

Stap 3. Controleer of iemand voor de werkgever mag werken
Heb je de identiteit vast kunnen stellen? Dan ga je nu onderzoeken of deze persoon in Nederland mag werken. Mensen met de Nederlandse nationaliteit mogen zonder meer voor de werkgever werken. Ook personen uit de EER en Zwitserland mogen voor de werkgever werken.

Heeft de persoon die voor de werkgever wil werken een andere nationaliteit? Dan moet deze een bewijs kunnen laten zien dat hij of zij in Nederland mag werken.

 Mensen uit Nederland, de EER en Zwitserland

Op het identiteitsbewijs staat de nationaliteit van de persoon die voor jou wil werken. Staat die er niet op, vraag dan om een ander document om de nationaliteit vast te stellen. Als niet bekend is welke nationaliteit iemand heeft, mag hij niet voor de werkgever werken. De persoon die voor de werkgever wil werken moet dan via een ander document aantonen dat hij in Nederland mag werken.

Let op: als op het document staat dat de persoon gerechtigd is om arbeid te verrichten zonder twv, dan mag de persoon wel degelijk voor de werkgever werken.

Mensen van buiten de EER met een Nederlands verblijfsdocument

Op de achterkant van een Nederlands verblijfsdocument staat of deze persoon in Nederland mag werken. Als dat niet op de achterkant staat, mag die persoon niet voor de werkgever werken. Op de achterkant van het verblijfsdocument staat onder welke voorwaarden iemand in Nederland mag werken. Soms moet de werkgever iets doen om te zorgen dat de arbeidskracht aan die voorwaarden voldoet, zoals:

• Een TWV (tewerkstellingsvergunning) aanvragen als iemand korter dan 3 maanden voor de werkgever komt werken. Je vraagt een TWV aan bij het UWV.
• Een GVVA (gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid) aanvragen als iemand langer dan 3 maanden voor u komt werken. Je vraagt een GVVA aan bij de IND.

Bekijk het overzicht van voorwaarden op een verblijfsdocument.

Pas als dit allemaal in orde is, mag de buitenlandse arbeidskracht beginnen met werken.

Stap 4. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaren, wanneer bewaren?

Je moet een elektronische of papieren kopie bewaren van het identiteitsbewijs van:

• mensen die bij de werkgever in dienst komen;
• mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij de werkgever in dienst zijn (ook zelfstandigen). Let op: dit geldt niet voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.

Deze kopie bewaar je minstens 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de arbeidskracht bij de werkgever vertrokken is. Dus als iemand vertrekt in mei 2023, dan bewaar je de kopie zeker tot eind 2028. Als het identiteitsbewijs verloopt terwijl de arbeidskracht nog bij de werkgever in dienst is, hoef je geen nieuwe kopie te maken.

 

Let op: als tijdelijke verblijfsvergunningen of werkvergunningen verlopen, mogen mensen niet meer voor de werkgever werken tot zij een nieuwe vergunning hebben. Controleer in dat geval of de geldigheid van de vergunning is verlengd onder dezelfde voorwaarden en/of een nieuw identiteitsdocument is afgegeven.

Wanneer mag je geen kopie bewaren?

Als iemand bij de werkgever werkt en niet bij de organisatie in dienst is en uit Nederland, de EER, Zwitserland of Turkije* komt, mag je geen kopie van het identiteitsbewijs maken en bewaren. Je controleert dan wel de identiteit en registreert de persoonsgegevens in de administratie, maar je maakt geen kopie.

*Dit geldt voor personen met de Turkse nationaliteit die legaal in Nederland mogen verblijven.

Meer informatie op site Inspectie SZW – stappenplan verificatieplicht

Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van dit bericht, dan kunt u altijd even contact met ons opnemen.

nanda@yumell.nl